Malmö AI – Integritetspolicy

Personuppgiftsansvarig

Malmö AI är personuppgiftsansvarig.

Vad är personuppgifter?

Personuppgifter är all sorts information som kan identifiera en fysisk person. Det kan vara uppgifter som namn, telefonnummer, personnummer, adress, e-postadress, bilder eller filmer.

Vilka uppgifter kan vi samla in?

-Namn – Adress – Födelsedatum – Personnummer (endast medlemmar) – E-post – Telefonnummer – Kön – Nationalitet – Betalningsinformation – Tidtagning

Var får vi personuppgifterna ifrån?

Malmö AI har fått dem från dig som fysisk person när du gett samtycke vid en intresseanmälan, anmälan till lopp eller anmälan till evenemang som arrangeras av Malmö AI.

Varför samlar vi in personuppgifterna?

– Identifikation och ålderskontroll
– Upprätthålla korrekta och uppdaterade uppgifter
– Säkerställa att du har anmält dig och betalat din startplats.
– Göra det möjligt för dig att få din personliga anmälnings- och resultathistorik.
– Fastställa och publicera anmälnings- och resultatlistor för samtliga deltagare före, under och efter loppen.
– Kunna förmedla priser till vinnare av dessa antingen via placering i resultat eller via utlottning.
– För att kunna göra en korrekt startgruppseedning i de lopp som har detta.
– Kunna producera till exempel korrekt utrustning till deltagare i loppen, så som nummerlappar.
– Möjlighet att kontakta dig eller någon anhörig före, under och efter loppet (t.ex. genom utvärderingar).
– För att erbjuda personlig service med bl.a. fotografering, resultat och försäkring.
– Kunna skicka deltagarens personliga beställningar så som bilder, diplom.
– Nationstillhörighet samlas in för att vi ska kunna föra statistik över antal deltagande länder.
– Ålder, ort samlas in för att kunna föra korrekt statistik från de olika loppen.
– Könstillhörighet samlas in för att vi har lopp som enbart är för kvinnor.
– Kunna kommunicera med deltagarna som deltar i ett lopp, innan eller efter ett lopp.
– För att kunna marknadsföra våra lopp, evenemang, produkter och tjänster.
– Vår kundtjänst ska kunna kommunicera med kunden och besvara frågor via telefon, e-post eller andra kanaler (t.ex. sociala medier).
– Kunna göra en identifikation.
– Utveckla våra tjänster mer användarvänliga och förbättra tjänsterna så som hemsida, evenemang och produkter och erbjudanden.
– För att förebygga, förhindra och utreda missbruk av en tjänst.

Grunderna är berättigat intresse, intresseavvägning, fullföljande av köpeavtal och allmänt intresse. Behandlingen är nödvändig för att förse ditt och vårt intresse av att hantera och administrera ditt deltagande och för att kunna tillgodose vårt intresse för att kunna marknadsföra våra evenemang och tjänster.

Vilka är Malmö AI:s register?

Löpardatabas

(orderhantering, grunddata för nyhetsutskick, anmälningar och resultatlistor)

Kategori av personuppgift

Namn, adress, kön, födelsedatum, lopp, evenemang, lopp- och evenemangsstatistik, tidigare resultat, betalningsinformation, kontaktuppgifter till anhörig, lagmedlemskap, klubbmedlemskap, eventuella noteringar från deltagaren.

Syfte

Hantera deltagarnas anmälningar, sammanföra en deltagare med dennes tidigare statistik och/eller skapa ny statistik.

Rättslig grund

Via samtycke från deltagaren. Fullföljande av köpeavtal. Berättigat intresse som är nödvändig för att deltagare att kunna delta och för Malmö AI för att kunna genomföra evenemang och tävlingar.

Lagring

Malmö AI sparar uppgifterna i enlighet med bokföringslagen.

Fotografering och filmning

Kategori av personuppgift

Foton och rörlig bild

Syfte

Marknadsföra våra lopp och evenemang via hemsida, annonser, sociala medier, tidningsartiklar, via partners annonsering för lopp eller evenemang.

Rättslig grund:

Intresseavvägning. Allmänt intresse

Lagring

Malmö AI sparar bild och filmupptagningar från loppen.

Trycksaker

Kategorier av personuppgifter

Namn, Postnummer, Postort, Land, Kön, personid enligt Malmö AI:s löpardatabas, bilder, födelseår.

Syfte

Informera, marknadsföra våra lopp, evenemang, produkter och tjänster via Inbjudan, Startbevis, Nyhetsbrev.

Rättslig grund

Den registrerade har gett samtycke vid anmälan, berättigat intresse och allmänt intresse.

Lagring

Malmö AI:s leverantör trycker information, adresserar och skickar postalt utskick enligt adressuppgifter lämnade vid samtycke.

Digitala utskick

Kategorier av personuppgifter

E-postadress, Namn, Födelseår, Postnummer, Postort, Land, Kön

Syfte

Så som nyhetsbrev, tävlingsinformation. Informera, marknadsföra våra lopp, evenemang, produkter och tjänster. För att kunna erbjuda information som vi tror är intressant för dig, har Malmö AI:s samarbetspartners i vissa fall möjlighet att disponera adressregister. Malmö AI delar inte uppgifter till våra partners eller sponsorer. Sponsorer och partners till Malmö AI får skicka erbjudanden via Malmö AI. Det går att välja att ”Avregistrera” i utskicken.

Rättslig grund

Den registrerade har gett samtycke vid anmälan. Berättigat intresse och allmänt intresse.

Lagring

Malmö AI uppdaterar uppgifterna och tar bort uppgifter äldre än 3 år efter inkommet samtycke till ovan Löpardatabas.

Kundundersökningar

Kategorier av personuppgifter

E-postadress, Namn, deltagande i evenemang, startnummer, kön, samt annan för evenemanget relevant information.

Syfte

Samla in feedback från löparna för att förbättra Malmö AI:s olika arrangemang.

Rättslig grund

Den registrerade har gett samtycke vid anmälan.

Lagring

Malmö AI gör kontinuerligt rensningar i registret i form av avidentifiering.

Vilka får ta del av mina personuppgifter?

För att tillhandahålla tjänster och erbjudanden till dig som deltagare, så som nyhetsbrev, fotografering, film, Startbevis, samt göra din anmälan och tidsregistrering sökbar, använder vi oss ibland av underleverantörer. Malmö AI är personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter. Underleverantörerna har inte rätt att sprida uppgifterna samt ska radera uppgifterna när de inte längre behövs för uppdraget. Malmö AI varken säljer, lämnar ut eller delar uppgifterna till obehöriga parter.

Underleverantörerna kan göra följande med oss:

– Tidsregistrering och deltagarservice
– Betalningar
– Fotografering och filmning under loppet
– Försäkringsärenden
– Nyhetsbrev
– Skickar Inbjudan, Startbevis och Nyhetsbrev
– Diplom
– Appar

Hur länge sparar vi dina personuppgifter

Dina personuppgifter sparas av oss under den tid som du är deltagare hos oss samt den tid bokföringslagen kräver för att vi ska kunna fullgöra rättsliga förpliktelser som bokföringslagen kräver. I marknadsföringssyfte används inte information som är äldre än 3 år. Vid all hantering av personuppgifter iakttas alltid hög säkerhet.

Dina rättigheter

Du har rätt att få tillgång till dina uppgifter, att få dem rättade, kompletterade, eller om du önskar, få dem raderade. Väljer du att radera alla dina uppgifter, så raderas all tidigare loppstatistik och lopphistorik. Läs nedan om dina rättigheter.

Rätt att få tillgång

Du har rätt att begära tillgång till dina uppgifter, ett registerutdrag. Mottar vi en begäran om registerutdrag, kommer vi att fråga om ytterligare uppgifter, om detta krävs för att fullfölja begäran. Detta för att säkerställa att identitet på den som skickar en begäran stämmer överens med den deltagare det begärts registerutdrag för. Detta så att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person. Begäran skickas genom att maila begäran till kansliet@mai.se

Vi återkommer med svar till dig per e-post inom 30 dagar från begäran.

Rätt till rättning och komplettering

Du har alltid rätt att begära att dina personuppgifter rättas om uppgifterna är felaktiga eller komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter. Mottar vi en begäran om rättning eller komplettering kommer vi ställa motfrågor för att säkerställa att identiteten är densamma som den deltagare där rättning eller komplettering begärts.

Rätt till radering och återkalla samtycke

Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter som vi behandlar. Väljer du att radera alla dina uppgifter, så raderas all tidigare loppstatistik och lopphistorik från alla de evenemang som Malmö AI arrangerar. Du har även rätt att återkalla ditt samtycke. Om du återkallar ditt samtycke kan du tyvärr inte anmäla dig till det evenemang du valt vid ditt givna samtycke. Det kan finnas anledning för oss att inte kunna tillmötesgå din begäran om radering. Detta om det finns legala skyldigheter som förhindrar oss från att genomföra det. Det kan vara för att uppfylla en rättslig förpliktelse som vi omfattas av t.ex. enligt bokföringslagen, om uppgifterna behövs för att utöva vår rätt till yttrande- och informationsfrihet, eller för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Rätt till begränsning

Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Du kan då t.ex. invända mot direktmarknadsföring och profilering för direktmarknadsföringsändamål till dig. Om du invänder mot direktmarknadsföring kommer vi att upphöra med all typ av direktmarknadsföring och profilering till dig. Du kan välja att avidentifieras (deltagare Anonym) i våra publika listor som Anmälda deltagare och Resultatlistor. Vid dessa önskemål, vänligen kontakta Malmö AI:s kansli. Du har rätt att begära att få alla de uppgifter som rör dig och dina personuppgifter, överförda till en annan personuppgiftsansvarig, en så kallad dataportering. Läs mer om dataportering på Datainspektionens hemsida https://www.datainspektionen.se

Om cookies

Vad är cookies och hur fungerar de?

En cookie är en liten textfil som webbplatsen du besöker begär att spara på din dator. Cookies används på många webbplatser för att ge en besökare tillgång till olika funktioner. Informationen i cookien är möjlig att använda för att följa en användares surfande.

Det finns två typer av cookies. Den ena typen sparar en fil under en längre tid på din dator. Den används till exempel vid funktioner som talar om vad som är nytt sedan användaren senast besökte den aktuella webbplatsen. Den andra typen av cookies kallas sessionscookies. Under tiden du är inne och surfar på en sida, lagras den här cookien temporärt i din dators minne exempelvis för att hålla reda på vilket språk du har valt. Sessionscookies lagras inte under en längre tid på din dator, utan försvinner när du stänger din webbläsare.
(Källa: Post & Telestyrelsen, https://www.pts.se/)

Vad använder vi cookies till?

Vår webbplats använder två typer av cookies.

Sessioncookies

Vi använder sessioncookies. Den lever så länge din webbläsare är öppen.

Övriga cookies

Vi använder inga cookies för att spara inställningar på sajten. Däremot kan det tillkomma annonser från tredje part på vår sajt (ex Google annonser) som använder cookies som lever under en längre tid än sessionscookies.

Om du bara accepterar s.k. sessionscookies

Du kan använda vår websida fullt ut även om du bara accepterar s.k. sessionscookies.

Om du inte accepterar några cookies alls

Du kan inte använda vår websida fullt ut om du inte accepterar några cookies alls. – Du kan läsa information – Du kan inte anmäla dig till våra lopp (steg 1, 2 och 3 vid anmälan kräver en session)

Var behandlas mina personuppgifter?

Inom EU/EES

Uppdatering av vår Integritetspolicy

Malmö AI förbehåller sig rätten att uppdatera vår Integritetspolicy. Detta eftersom vi utvecklar våra lopp, evenemang, tjänster och produkter och alltså behöver ha en Integritetspolicy som överensstämmer med nya lopp, evenemang, tjänster och produkter. Ibland sker också förändringar och förtydliganden i lagstiftning vilket får till följd att processer och system behöver utvecklas eller förändras. Ändringar av Integritetspolicyn meddelas på denna sida.

Delning av dina uppgifter till myndigheter

Malmö AI kan, om det finns laglig grund för det, vara tvungen att lämna ut dina personuppgifter till statliga myndigheter så som polisen och Skatteverket.

Klagomål

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med gällande dataskyddsförordning bör du anmäla detta till oss så fort som möjligt. Du kan även lämna klagomål till den berörda tillsynsmyndigheten Datainspektionen https://www.datainspektionen.se

Kontaktuppgifter

Vid frågor kontakta oss enligt nedan.

Malmö AI
Box 5077
200 71 MALMÖ

Besöksadress till Malmö AI
Friidrottshallen Atleticum
Eric Perssons väg 53
217 62 MALMÖ

Telefon: 040 – 86 900
E-post: kansliet@mai.se

Uppdaterat: 2022-01-27